A Holtek Kft. szabályzata az adatkezelésekről, az adatbiztonságról, valamint az adatvédelmi incidensek kezeléséről

I. A szabályzat célja és hatálya

I.1. A jelen szabályzat célja, hogy a Holtek Kft. (a továbbiakban: „Adatkezelő”) által személyes adatokon végzett adatkezelés során

1. a) a jogszerű adatkezeléshez szükséges feltételeket megteremtse,
2. b) a személyes adatok jogosulatlan felhasználásának megakadályozása érdekében adatvédelmi és adatbiztonsági előírásokat határozzon meg,
3. c) adatvédelmi incidens esetén az Adatkezelő megfelelő és hatékony intézkedéseket hozzon az adatkezelés biztonságának további sérülése ellen, valamint megfelelően minimalizálja a bekövetkezett károkat, és a 2016/679. EU rendelet (a továbbiakban: „GDPR”) előírásainak megfelelően tájékoztassa az incidensről az érintetteket és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot.

I.2. A Jelen szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Adatkezelő által végzett valamennyi olyan adatkezelésre, amelynek során személyes adatok kezelése történik, függetlenül a személyes adatok jellegétől vagy az érintettek körétől.

I.4. A jelen szabályzat hatálya kiterjed a Holtek Kft. által üzemeltetett online felületekre és webáruházakra, különösen a https://whitegoldekszer.hu/ domain alatt működő weboldalra.

II. Értelmező rendelkezések

A jelen szabályzat alkalmazásában:

II.1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

II.2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

II.3. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

II.4. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;

II.5. „érintett”: az a természetes személy, akinek a személyes adatait az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó kezeli.

III. Az adatkezelés alapelvei

III.1 A személyes adatok védelméhez való jog a természetes személyek Alaptörvényben biztosított alapjoga, amely garantálja az adatalanyok információs önrendelkezési jogát. Az információs önrendelkezési jog az érintettek beleegyezésének hiányában kizárólag törvényi felhatalmazás alapján korlátozható. Az információs önrendelkezési jog tiszteletben tartása érdekében az személyes adatot kezelni csak a GDPR 6. cikkének (1) bekezdésében meghatározott következő esetekben lehet:

1. a) Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.
2. b) Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.
3. c) Az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges;
4. d) az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges.
5. e) e) Az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges.
6. f) Az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé.

III.2. A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek:

1. Személyes adatokat jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell kezelni.
2. A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból, tehát célhoz kötötten történhet.
3. Az adatkezelésnek minden esetben a szükséges mértékre kell korlátozódnia („adattakarékosság”).
4. A kezelt adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük: minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatok törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek („pontosság”).
5. A személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek   azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé („korlátozott tárolhatóság”).
6. A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

IV. Adatbiztonság

IV.1. Az Adatkezelő, illetve tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a GDPR szerinti garanciák érvényre juttatásához szükségesek.

IV.2.  Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés, sérülés, valamint az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

IV.3. Az Adatkezelő és az Adatfeldolgozó által kezelt nyilvántartásokban, az elektronikusan kezelt adatállományok védelme érdekében megfelelő technikai megoldással biztosítani kell, hogy a nyilvántartásokban tárolt adatok – kivéve, ha ehhez az érintett előzetesen hozzájárult – közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók és az érintetthez rendelhetők.

IV.4. A személyes adatok kezelése során biztosítani szükséges:

1. a) A jogosulatlan adatbevitel megakadályozását.
2. b) Az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását.
3. c) Annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják.
4. d) Annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe.
5. e) A személyes adatok kezelésére használt rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének biztosítását, integritását, rendelkezésre állását és ellenálló képességét.
6. c) Fizikai vagy műszaki incidens esetén az arra való képességet, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférést és az adatok rendelkezésre állását kellő időben vissza lehet állítani.

V. Eljárás adatvédelmi incidens esetén

A HOLTEK Kft. megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok biztonságának védelme érdekében.
Adatvédelmi incidens esetén az adatkezelő haladéktalanul megvizsgálja az esemény körülményeit, és megteszi a szükséges intézkedéseket a károk megelőzése, csökkentése és elhárítása érdekében.
Amennyiben az adatvédelmi incidens az érintettek jogaira és szabadságaira nézve valószínűsíthetően kockázattal jár, az adatkezelő a GDPR rendelkezéseinek megfelelően értesíti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot.
Magas kockázattal járó adatvédelmi incidens esetén az érintett személyeket is indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, kivéve a GDPR-ban meghatározott mentesülési eseteket.

VI. Hatályba léptető és egyéb rendelkezések

VI.1. A jelen szabályzat 2018. május 25. napján lépett hatályba.

VI.2. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a GDPR-t és a hatályos magyar jog szabályait szükséges alkalmazni.

VI.3. Az Adatkezelő a jelen szabályzatot szükség szerint, különösen az adatkezelési tevékenységek vagy a vonatkozó jogszabályok változása esetén felülvizsgálja és aktualizálja. A mindenkor hatályos adatkezelési tájékoztató a weboldalon elérhető.

Webáruházi adatkezelések és adatfeldolgozók

1. Webáruházi vásárlásokhoz kapcsolódó adatkezelés

A HOLTEK Kft. a White Gold Ékszer webáruházban történő vásárlások során a megrendelések feldolgozásához, a szerződések teljesítéséhez, a számlázáshoz, a kiszállításhoz és a vásárlókkal történő kapcsolattartáshoz szükséges személyes adatokat kezeli.

A kezelt adatok köre: a vásárló neve, számlázási és szállítási címe, e-mail-címe, telefonszáma, a megrendelt termékek adatai, a rendelés összege, fizetési módja és teljesítési állapota, valamint a vásárló által önkéntesen megadott rendelési megjegyzések.

Az adatkezelés célja: a megrendelések feldolgozása, a szerződés teljesítése, a fizetés és a kiszállítás lebonyolítása, valamint a vásárlókkal történő kapcsolattartás.

Jogalap: a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján a szerződés teljesítése. A jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontján alapul.

Adatmegőrzés:

A sikertelen és félbehagyott megrendelésekhez kapcsolódó személyes adatokat az adatkezelő főszabály szerint 1 napon belül törli, amennyiben azok további megőrzését jogszabályi kötelezettség vagy más jogszerű adatkezelési cél nem indokolja.

A teljesített megrendelések adatait az adatkezelő a szerződés teljesítéséhez, a jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez, valamint az esetleges jogi igények érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges ideig kezeli, figyelembe véve a vonatkozó elévülési és megőrzési határidőket.

A számviteli bizonylatok megőrzési ideje legalább 8 év.

A vásárláshoz szükséges adatok megadása a megrendelés teljesítésének feltétele.

2. Számlázással kapcsolatos adatkezelés – Számlázz.hu

A HOLTEK Kft. a számlák kiállításához és kezeléséhez a Számlázz.hu online számlázórendszert veszi igénybe.

Adatfeldolgozó: KBOSS.hu Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

Weboldal: https://www.szamlazz.hu/

Kezelt adatok: a vásárló neve, számlázási címe, a megvásárolt termékek megnevezése, ellenértéke, valamint a számlakiállításhoz szükséges egyéb adatok.

Az adatkezelés célja: számlakiállítás, számviteli és adózási kötelezettségek teljesítése.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont – jogi kötelezettség teljesítése.

Adatmegőrzés: a számviteli bizonylatok megőrzési ideje legalább 8 év.

A számlázási adatok a jogszabályi előírásoknak megfelelően a Nemzeti Adó- és Vámhivatal részére is továbbításra kerülnek.

3. Online bankkártyás fizetés – Barion

A White Gold Ékszer webáruházban az online bankkártyás fizetést a Barion Payment Zrt. biztosítja.

Pénzforgalmi szolgáltató: Barion Payment Zrt.

Weboldal: https://www.barion.com/

A bankkártyás fizetés során a vásárló a Barion fizetési felületét használja. A HOLTEK Kft. a vásárlók teljes bankkártyaadatait nem kezeli és nem tárolja.

A fizetési művelet lebonyolításához szükséges rendelési és tranzakciós adatok a Barion részére továbbításra kerülnek.

Az adatkezelés célja: az online fizetések lebonyolítása, a tranzakciók azonosítása és a fizetések visszaigazolása.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése.

A Barion a pénzforgalmi szolgáltatásához kapcsolódó személyes adatokat önálló adatkezelőként, saját adatkezelési tájékoztatójában meghatározott feltételek szerint kezeli.

A Barion adatkezelési és sütikezelési tájékoztatói a https://www.barion.com/ weboldalon érhetők el.

4. Kiszállításhoz kapcsolódó adatkezelés – GLS

A webáruházban megrendelt termékek házhoz szállítását a GLS futárszolgálat végzi.

Szállítási szolgáltató: GLS General Logistics Systems Hungary Csomag-Logisztikai Kft.

Weboldal: https://gls-group.com/HU/hu/

A továbbított adatok köre: a címzett neve, szállítási címe, telefonszáma, e-mail-címe, valamint a csomag kézbesítéséhez szükséges adatok.

Az adatkezelés célja: a megrendelt termékek kiszállítása, kézbesítési értesítések küldése és a kézbesítéssel kapcsolatos ügyintézés.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – szerződés teljesítése.

A GLS a szállítási szolgáltatásához kapcsolódó személyes adatokat saját adatkezelési tájékoztatójában meghatározott feltételek szerint kezeli.

5. Tárhelyszolgáltatás – Sybell

A White Gold Ékszer webáruház tárhelyszolgáltatását a Sybell Informatika Kft. biztosítja.

Adatfeldolgozó: Sybell Informatika Kft.

Székhely: 1138 Budapest, Tomori utca 34. 2. emelet

Weboldal: https://sybell.hu/

Az adatfeldolgozás célja: a webáruház működésének, elérhetőségének, valamint a weboldalon kezelt adatok tárolásának biztosítása.

Az érintett adatok köre: a webáruház adatbázisában tárolt személyes adatok, rendelési és kapcsolattartási adatok, valamint a weboldal működéséhez szükséges technikai adatok, ideértve a szervernaplóban szereplő adatokat is.

A tárhelyszolgáltató a HOLTEK Kft. megbízásából, a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben végez adatfeldolgozást.

Az adatfeldolgozás időtartamát az adott adatkezelésre vonatkozó megőrzési szabályok, valamint a tárhelyszolgáltatási szerződés rendelkezései határozzák meg.

6. Panaszok és fogyasztói igények adatkezelése

A HOLTEK Kft. a vásárlói panaszok, elállási nyilatkozatok, szavatossági és jótállási igények intézése során a szükséges személyes adatokat kezeli.

Kezelt adatok: a vásárló neve, elérhetőségei, rendelési adatai, a panasz vagy igény tartalma, valamint az ügyintézés során keletkező dokumentumok.

Az adatkezelés célja: a fogyasztói igények kivizsgálása, rendezése, valamint a jogszabályi kötelezettségek teljesítése.

Jogalap: elsősorban a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése, illetve indokolt esetben a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek, különösen jogi igények érvényesítése vagy védelme.

A fogyasztói panaszokról készült jegyzőkönyveket és a válaszok másolatait az adatkezelő a fogyasztóvédelmi jogszabályok szerint három évig őrzi meg. Az egyéb dokumentumok megőrzésére az adott ügyre vonatkozó jogszabályi határidők irányadók.

7. Sütik és követési technológiák használata

A White Gold Ékszer webáruház a megfelelő működés, a vásárlási folyamat biztosítása, a felhasználói beállítások megőrzése, valamint a biztonságos fizetés támogatása érdekében sütiket (cookie-kat) és egyéb technikai megoldásokat alkalmaz.

A sütik a látogató böngészőjében tárolt kis adatállományok, amelyek elősegíthetik a weboldal működését és egyes funkcióinak használatát.

A webáruház működéséhez szükséges sütik

A WooCommerce rendszer a kosár tartalmának kezeléséhez, a vásárlási munkamenet fenntartásához és a rendelési folyamat működéséhez szükséges sütiket használhat.

Ezek a sütik a webáruház alapvető működését szolgálják.

Sütikezelési beállítások

A weboldalon a Blocksy sablon sütikezelő felülete jelenik meg, amelyen a látogató számára Elfogadás és Elutasítás lehetőség áll rendelkezésre.

A sütik böngészőben történő tárolása a böngésző beállításaiban is korlátozható vagy törölhető. Egyes sütik letiltása a webáruház bizonyos funkcióinak működését befolyásolhatja.

Barion Pixel

A webáruházban a Barion fizetési szolgáltatáshoz kapcsolódó Barion Pixel technológia is alkalmazásra kerülhet.

A Barion Pixel a fizetési visszaélések megelőzéséhez, valamint – az alkalmazandó feltételek és a megfelelő hozzájárulás alapján – statisztikai vagy marketingcélú adatkezelésekhez kapcsolódhat.

A Barion Pixel marketingcélú adatfelhasználása az érintett megfelelő hozzájárulásához kötött. A Barion a technológia alkalmazásával összefüggő adatkezelésekről saját tájékoztatóiban nyújt részletes információt.

A Barion sütikezelési tájékoztatója:
https://www.barion.com/hu/suti-tajekoztato/

A sütik és követési technológiák tényleges alkalmazására az adatvédelmi és elektronikus hírközlési jogszabályok rendelkezései irányadók.

8. Az érintettek adatvédelmi jogai

A vásárlók a GDPR rendelkezéseinek megfelelően jogosultak tájékoztatást kérni személyes adataik kezeléséről, hozzáférni kezelt adataikhoz, kérni azok helyesbítését, valamint a jogszabályban meghatározott feltételek szerint törlését vagy kezelésük korlátozását.

A jogszabályban meghatározott esetekben az érintettet megilleti az adathordozhatósághoz való jog, valamint tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.

Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az érintett hozzájárulását bármikor visszavonhatja. A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

Az adatvédelmi kérelmek az alábbi e-mail-címre küldhetők:

hello@whitegoldekszer.hu

Az adatkezelő a kérelmekre főszabály szerint egy hónapon belül válaszol. A határidő a GDPR-ban meghatározott feltételek szerint meghosszabbítható.

Az érintett adatvédelmi panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat.

Hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Weboldal: https://www.naih.hu/

Az érintett jogosult továbbá bírósági jogorvoslatot igénybe venni.

Az adatkezelő adatai

„HOLTEK” Export-Import és Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság

Telephely:  8200 Veszprém, Jutasi út 18/1
Székhely: 8200 Veszprém, Major utca 44
Adószám: 11331735-2-19
Cégjegyzékszám: 19 09 501856
A cég statisztikai száma: 11331735 4777 113 19
Pr szám: 2554

Telefon: +36 70 3850280
Weboldal: https://whitegoldekszer.hu
E-mail: hello@whitegoldekszer.hu

Veszprém, 2025. 11. 05.

Holtek Kft.

képv.: Kaufmann Ágnes ügyvezető

Adatkezelő